Kelompok 5 (4EB22) – Pelatihan dan Pengembangan SDM

1.     Dwi Choirunisa

2.     Kumala Chandra L.

3.     Zhalilah Zahramadhanty

A.        Pengertian Pelatihan dan Pengembangan SDM

Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan spesifik karyawan untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Pengembangan adalah usaha-usaha untuk meningkatkan kemampuan karyawan untuk menghadapi berbagai penugasan di masa yang akan datang.

B.         Tujuan Pelatihan dan Pengembangan SDM

·       Memutakhirkan keahlian seorang individu sejalan dengan perubahan teknologi. Melalui pelatihan SDM, pelatih (trainer) memastikan bahwa setiap individu dapat secara efektif menggunakan teknologi-teknologi baru;

·       Mengurangi waktu belajar seorang individu baru untuk menjadi kompeten dalam pekerjaan;

·       Membantu memecahkan persoalan operasional;

·       Mengorientasikan setiap individu terhadap organisasi;

·       Memberikan kemampuan yang lebih tinggi dalam melaksanakan tugas dalam bekerja; dan

·       Meningkatkan tingkat professionalisme para karyawan.

C.        Kapan Pelatihan Diperlukan?

Kegiatan pelatihan sangat penting karena bermanfaat guna menambah pengetahuan atau keterampilan terutama bagi yang mempersiapkan diri memasuki lapangan pekerjaan. Sedangkan bagi yang sudah bekerja akan berfungsi sebagai “charger” agar kemapuan serta kapabilitas kita selalu terjaga guna mengamankan eksistensi atau peningkatan karir. Jadi kalaupun itu harus mengeluarkan biaya sebetulnya tidak terlalu signifikan. Taruhlah kita jadwalkan untuk mengikuti pelatihan dengan frekuensi satu kali dalam satu tahun. Maka biaya yang dikeluarkan apabila dibagi prorata, jumlah pengeluaran rata-rata perbulan sungguh kecil dan tidak sebanding dengan hasil yang diperoleh. Oleh karena itu ungkapan biaya dalam konteks pelatihan biasanya lebih populer disebut sebagai investasi. Jadi kita melakukan investasi dalam jumlah yang kecil untuk tetap survive dalam dunia kerja yang sangat kompetitif akhir-akhir ini. Segala sesuatu dapat terjadi dan berubah secara tiba-tiba. Hanya kemapuan dan upaya untuk me-refresh kompetensi masing-masing kita yang membuat kita selalu dapat bertahan.  Jangan pernah lengah dan lalai karena yang dinilai adalah aktualisasi diri bukanlah melulu bertumpu pada kebanggaan background pendidikan atau nama besar almamater.

D.        Jenis Program Pelatihan dan Pengembangan SDM

·       Melatih Keahlian Karyawan (Skill Training)

Pelatihan dan pengembangan pertama yang bisa dilakukan pada SDM atau karyawan perusahaan adalah dengan melatih keahliannya atau bisa disebut juga skill training. Pelatihan ini juga cukup sering dilakukan oleh beberapa perusahaan. Program pelatihan ini terbilang sederhana, caranya bisa dengan menilai apa yang menjadi kebutuhan ataupun kekurangan yang kemudian bisa diidentifikasikan lewat penilaian yang lebih teliti.

·       Pelatihan Ulang (Retraining)

Perusahaan juga bisa melakukan pelatihan ulang atau disebut juga retraining agar bisa memberikan keahlian yang benar-benar dibutuhkan oleh SDM yang ada. Hal ini dilakukan guna menghadapi kondisi tuntutan pekerjaan yang akan terus berubah. Sehingga dengan pelatihan ini SDM yang ada di dalam perusahaan bisa bekerja dengan lebih percaya diri ketika menyelesaikan suatu pekerjaan.

·       Cross Functional Training

Pelatihan dan pengembangan yang bisa dilakukan selanjutnya adalah melakukan pelatihan lintas fungsional. Ini merupakan pelatihan yang akan melibatkan para karyawan perusahaan agar bisa melakukan aktivitas kerja di dalam bidang yang lainnya, selain pekerjaan utamanya.

·       Pelatihan Tim (Team Training)

Memberikan pelatihan tim kepada SDM perusahaan merupakan hal yang sangat dianjurkan. Karena bagaimanapun juga karyawan di dalam perusahaan tidak akan bekerja sendirian, mereka harus bisa menyelesaikan masalah atau pekerjaan secara tim agar tujuan perusahaan bisa tercapai.

·       Melatih Kreatifitas Perusahaan

Proses pelatihan kreativitas atau disebut juga creativity training merupakan program pelatihan dan pengembangan yang bisa memberikan peluang agar SDM perusahaan bisa mengeluarkan sebuah gagasan berdasarkan nilai rasional. Gagasan itu nantinya akan lebih dikembangkan agar bisa membangun perusahaan menjadi lebih baik lagi.

·       Pelatihan Mengenai Teknologi yang Berhubungan Dengan Perusahaan

Sekarang ini perkembangan teknologi sudah semakin pesat. Perusahaan tidak dapat menutup mata bahwa pastinya ada saja teknologi yang mempengaruhi sistem kerja dalam perusahaan. Bila tidak bisa menerimanya maka bukan tidak mungkin malah akan menyebabkan ketertinggalan dan tidak akan berkembang. Oleh sebab itulah, ketika menyadari bahwa pengaruhnya cukup besar, sebaiknya perusahaan memberikan sebuah pelatihan kepada SDM di dalamnya agar tidak gagap teknologi atau gaptek. Dengan begitu, SDM akan bisa melakukan pekerjaan secara produktif, kreatif dan inovatif sesuai dengan zamannya.

·       Pelatihan Bahasa

Pelatihan dan pengembangan mengenai bahasa juga sebaiknya harus dipertimbangkan bila perusahaan ingin lebih berkembang. Jangan menutup mata dengan perbedaan bahasa, karena bisa saja pasar yang ditargetkan perusahaan ternyata adanya di luar negeri bukan di Indonesia. Ambilah peluang pasar tersebut bila memang itu baik untuk perusahaan.

E.         Orientasi Pekerja Baru

Beberapa tahap orientasi pekerja baru yang penting dilakukan:

·       Perkenalan

Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainya, akan memberikan ketenangan dan kenyamanan sipegawai, karena mereka merasa diterima dilingkunganya dan hal tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka menjalankan tugasnya.

·       Penjelasan Tujuan Perusahaan

Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi, nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi, akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.

·       Sosialisasi Kebijakan

Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan SDM seperti reward, career, training, hubungan kepegawaian, penilaian pegawai, sampai termination, juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga dengan kode etik dan peraturan perusahaan.

·       Jalur Komunikasi

Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaanya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti meeting ruting, Friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi seperti email maupun telpon.

·       Proses Pengawasan

Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah disosialisasikan target kerja yang harus dicapai.perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut.

F.         Pelatihan dan Tahap-tahapnya

Terdapat paling kurang tiga tahap utama dalam pelatihan dan pengembangan, yakni:

1)     Orientasi

Tujuan dari orientasi adalah agar karyawan baru dapat mengetahui dan memahami informasi dari latar belakang perusahaan dan produksi.

Isi daripada orientasi antara lain:

·       Informasi tentang benefit atau keuntungan yang akan didapatkan oleh karyawan

·       Pekerjaan dan hal-hal rutin;

·       Struktur organisasi perusahaan dan operasionalnya;

·       Kebijakkan perusahaan dan slogan-slogan perusahaan tentang kualitas, lingkungan, visi dan misi perusahaan;

·       Sistem-sistem yang ada dalam perusahaan (ISO, SMK3, TS, ROHS, Green Partner);

·       Peraturan-peraturan dan disiplin perusahaan;

·       Keamananan dan keselamatan kerja dalam pekerjaan; dan

·       Pengenalan fasilitas perusahaan.

Hal- hal penting yang harus dilakukan untuk karyawan baru agar proses orientasi dapat berhasil dengan baik:

·       Membuat mereka merasa di terima dan nyaman;

·       Membantu mereka memahami perusahaan/produksi dalam arti yang luas; dan

·       Menjelaskan kepada mereka apa yang akan diharapkan oleh perusahaan dalam hal pekerjaan dan perilaku mereka.

2)     Proses Pelatihan

Training atau pelatihan adalah suatu proses mengajar kepada karyawan untuk mendapatkan kemampuan dasar (basic skill) yang diperlukannya dalam mengerjakan tugas atau pekerjaan mereka.

3)     On the Job Training

OJT adalah salah satu metode training dengan mengajarkan karyawan baru tersebut di pekerjaan yang sebenarnya. Langkah-langkah melaksanakan OJT yaitu:

·       Mempersiapkan karyawan baru

·       Mempersiapkan pekerjaan yang akan dilakukan karyawan tersebut

·       Lakukan percobaan untuk melakukan pekerjaan

·       Follow up

G.        Pelatihan Formal dan Nonformal

Pelatihan formal:  pelatihan yang dilaksanakan secara formal (resmi) oleh organisasi atau perusahaan untuk para karyawan. Pelatihan jenis ini biasanya dilakukan secara teratur, terjadwal dengan mengacu pada kurikulum silabus yang sudah ada. Kurikulum silabus disusun berdasarkan kebutuhan pelatihan yang sudah dikaji sebelumnya, sehingga materi pelatihan itu benar-benar berkaitan dan dapat meningkatkan kemampuan pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan.

Metode pelatihan normal:

·       Belajar mandiri

·       Pelatihan ditempat kerja (on the job training)

·       Unjuk kerja

·       Simulasi

·       Pelatihan vestibule

·       Bermain peran

·       Telaah kasus

·       Pelatihan laboratorium

Pelatihan nonformal: pelatihan yang diadakan untuk melengkapi pelatihan formal. Pelatihan formal tidak selalu dapat dilakukan, karena ia memerlukan biaya yang besar, waktu yang lama, dan tenaga kerja yang harus dibayar mahal. Salah satu jenis pelatihan nonformal disebut Built In training (BIT) atau pelatihan melekat merupakan pelatihan yang berkesinambungan dan melekat dengan tugas setiap atasan, untuk  meningkatkan kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan standar uraian pekerjaan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

H.        Pelatihan Supervisor, Pengembangan Tim, dan Pengembangan Organisasi

Para manager dan supervisor organisasi bertanggung jawab tidak hanya bagi kinerja mereka sendiri, tetapi juga bagi kinerja dari para bawahannya. Akibatnya tujuan dari pelatihan supervisi adalah untuk meningkatkan keterampilan-keterampilan pengawasan atau supervisi dan manajemen supaya membantu menejemen kepegawaian untuk melaksanakan pekerjaan melalui orang lain dan untuk membantu pegawai-pegawai dari manager dan supervisor agar bekerja lebih baik dan tangkas.

Ada dua jenis pelatihan supervisi:

Organization development: para manager dan supervisor tidak hanya bertanggungjawab pada pelatihan terhadap para pegawai secara perorangan untuk meningkatkan keteramplan kerja mereka, tetapi juga membantu meningkatkan kualitas hubungan kerja dari para pegawai.

Sensitivity training: hubungan-hubungan kerja dalam kelompok kecil dan action research yang didasarkan pada pengumpulan data dan pengumpanya kembali kepada para peserta guna memampukan mereka untuk merubah perilakunya sendiri.

I.          Arti dan Pentingnya Pengembangan SDM

Pengembangan SDM adalah segala aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam memfasilitasi karyawan agar memiliki pengetahuan, keahlian, dan/atau sikap yang dibutuhkan dalam menangani pekerjaan saat ini atau yang akan datang.

Program pengembangan sumber daya manusia hendaknya disusun secara cermat dan didasarkan pada metode-metode ilmiah serta berpedoman pada keterampilan yang dibutuhkan perusahaan saat ini maupun masa depan. Pengembangan haruslah bertujuan untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, konseptual serta moral sumber daya manusia supaya prestasi kerjanya baik dan mencapai hasil yang optimal.

Pentingnya pengembangan sumber daya manusia ini juga dapat diklasifikasikan menurut manfaatnya bagi masing-masing subjek yang ada, yakni bagi individu selaku tenaga kerja, perusahaan, dan untuk personal, hubungan manusia, dan pelaksanaan kebijakan.

Secara umum tujuan pengembangan SDM adalah untuk memastikan bahwa organisasi mempunyai orang orang yang berkualitas untuk mencapai tujuan organisasi untuk meningkatkan kinerja dan pertumbuhan (Armstrong, 1997:507). Secara rinci tujuan pengembangan SDM dapat diuraikan menjadi beberapa tujuan yakni:

·       meningkatkan produktivitas kerja;

·       mencapai efisiensi;

·       meminimalisir kerusakan;

·       mengurangi kecelakaan;

·       memelihara moral karyawan;

·       meningkatkan peluang karier;

·       meningkatkan kemampuan konseptual;

·       meningkatkan kepemimpinan;

·       peningkatan balas jasa;

·       peningkatan pelayanan kepada konsumen;

·       meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi;

·       meningkatkan ketetapan perencanaan SDM;

·       meningkatkan rangsangan agar karyawan mampu berprestasi secara maksimal;

·       meningkatkan perkembangan pegawai;

·       mengurangi dan menghilangkan kinerja yang buruk;

·       meningkatkan fleksibilitas dari angkatan kerja; dan

·       meningkatkan komitmen karyawan, mengurangi turn over dan absen.

J.         Pengembangan SDM Melalui Diklat

Pendidikan dan latihan (diklat) merupakan unsur yang mutlak dimiliki oleh individu sumber daya manusia yang berkualitas. Pentingnya diklat tersebut mengantar pengembangan sumber daya manusia. Karena itu,secara khusus pada hakekatnya diklat mengandung adanya aspek potensial,aspek fungsional, aspek operasional dan aspek kepemimpinan organisasi. Berdasarkan aspek-aspek tersebut, maka keberadaan diklat berperan penting di dalam meningkatkan dan mewujudkan potensi karyawan,profesional karyawan, fungsional karyawan, operasionalisme karyawan dan pengembanga karir karyawan yang dapat dilaluinya melalui proses diklat baik berupa diklat kepemimpinan, diklat profesi lewat kursus-kursus, diklat fungsional berdasarkan pembinaan dan pengembangan terhadap pelaksanaan pekerjaan secara khusus sesuai fungsinya, dan diklat operasisonal yang biasanya dilakukan untuk penerapan proses dan prosedur suatu pelaksanaan penerapan teknologi yang sesuai dengan prospeknya.

K.        Pengembangan Melalui Penugasan

Apabila pegawai dilatih dan selama proses latihan atau pengembangan, pegawai diberitahu atau ditambah pengetahuannya bagaimana cara terbaik dalam melakukan sesuatu pekerjaan atau kegiatan tertentu. Bila cara terbaik untuk mengerjakan sesuatu itu benar-benar dikuasai oleh pegawai yang bersangkutan, maka dalam melaksanakan pekerjaan itu dia akan lebih efisien mengerjakannya jika dibandingkan dengan cara mengerjakannya sebelum ia mengikuti latihan yang bersangkutan.

Selanjutnya pegawai yang lebih trampil atau lebih mempunyai pengetahuan dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan oleh pimpinan tidak perlu selalu mengawasinya. Jika pegawai dilatih atau dikembangkan yang salah satu tujuannya agar pimpinan dapat mengurangi pengawasannya terhadap pegawai tersebut.

Program-program pendidikan dan pengembangan SDM diarahkan pada pemeliharaan dan peningkatan kinerja pegawai. Program pendidikan adalah suatu proses yang di desain untuk memelihara ataupun meningkatkan kinerja pegawai. Program pengembangan adalah suatu proses yang didisain untuk mengembangkan kecakapan yang diperlukan bagi aktivitas kerja dimasa datang. Ada perbedaan pengertian antara peningkatan dengan pengembangan kinerja pegawai. Peningkatan mengacu pada kuantitas, yaitu meningkatnya kemampuan baru bagi pekerja.

L.         Pengembangan Melalui Mutasi/Promosi

Promosi adalah penghargaan dengan kenaikan jabatan dalam suatu organisasi ataupun instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah (swasta).

Dasar-Dasar Promosi

Pedoman yang dijadikan dasar untuk mempromosikan karywan atau pegawai menurut Handoko (1999) adalah:

1.     Pengalaman (lamanya pengalaman kerja karyawan);

2.     Kecakapan (keahlian atau kecakapan); dan

3.     Kombinasi kecakapan dan pengalaman (lamanya pengalaman dan kecakapan).

Syarat-Syarat Promosi

Persyaratan promosi untuk setiap perusahaan tidak selalu sama tergantung kepada perusahaan/lembaga masing-masing.

Pengertian Mutasi

Mutasi menurut Wahyudi (1995) adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi yang memiliki tingkat level yang sama dari posisi perkerjaan sebelum mengalami pindah kerja. Kompensasi gaji, tugas, dan tanggung jawab yang baru umumnya adalah sama seperti sedia kala. Tujuan mutasi menurut Mudjiono (2000) adalah sebagai berikut:

·       Untuk meningkatkan poduktivitas kayawan.

·       Untuk menciptakan keseimbangan antara tenaga kerja dengan komposisi pekejaan atau jabatan.

·       Untuk memperluas atau menambah pengetahuan karyawan.

·       Untuk menghilangkan rasa bosan/jenuh tehadap pekerjaannya.

·       Untuk memberikan perangsang agar karyawan mau berupaya meningkatkan karir yang lebih tinggi.

·       Untuk alat pendorong agar semangat kerja meningkat melalui pesaingan terbuka.

·       Untuk menyesuaikan pekerjaan dengan kondisi fisik karyawan.

Sebab-sebab dan Alasan Mutasi

Sebab-sebab pelaksanaan mutasi menurut Siswandi (1999) digolongkan sebagai berikut:

·       Permintaan sendiri

Mutasi atas permintaan sendiri adalah mutasi yang dilakukan atasan keinginan sendiri dari karyawan yang bersangkutan dan dengan mendapat persetujuan pimpinan organisasi.

·       Alih tugas produktif (ATP)

Alih tugas produktif adalah mutasi karena kehendak pimpinan perusahaan untuk meningkatkan produksi dengan menempatkan karyawan yang bersangkutan ke jabatan atau pekerjaan yang sesuai dengan kecakapannya.

M.        Pengembangan Melalui GKM

Definisi Gugus Kendali Mutu

Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah. Mutu usaha secara keseluruhan meliputi:

·       Produk, biaya, waktu dan penyediaan.

·       Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja.

·       Metodologi kerja baik bagi kepentingan konsumen, maupun kepentingan pemerintah serta masyarakat pada umumnya.

Karena masalah mutu secara keseluruhan akan tercermin pada semua segi dari suatu usaha, maka tiap perbaikan usaha, betatapun kecilnya akan merupakan sumbangan yang bermakna bagi upaya peningkatan mutu secara keseluruhan. GKM adalah kelompok yang semangat dan tekadnya sangat besar, tetapi sederhana ambisinya, mereka tidak ingin memaksakan diri untuk memecahkan masalah yang besar, melainkan:

·       masalah yang mereka alami sendiri secara nyata

·       masalah yang berada dalam jangkauan kemampuan dan wewenangnya

Sasaran GKM

·       Meningkatkan kemampuan manajerial para karyawan operasional, agar tumbuh kebiasaan berpikir analitis.

·       Mendorong setiap karyawan agar mampu memberikan sumbangan pikiran yang berkaitan dengan pengendalian mutu, sehingga tercipta lingkungan kerja di mana karyawan sadar akan mutu, permasalahan, dan merasa berkepentingan untuk memperbaikinya.

·       Meningkatkan moral karyawan dengan membuka kesempatan untuk berperan serta dalam mengembangkan mutu di unit kerjanya dengan didukung oleh pola hubungan karyawan dan atasan harmonis.

·       Mengarahkan agar setiap karyawan dapat terlibat dalam suatu bentuk kerjasama kelompok yang dinamis dalam usaha untuk mencari pemecahan masalah dalam mutu pelayanan/produk/mutu kerja.

N.        Pengembangan Melalui Waskat

Untuk menciptakan pengendalian manajemen yang memadai, digunakan delapan unsur Waskat dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran satuan organisasi/kerja. Delapan unsur Waskat tersebut adalah pengorganisasian, personil, kebijakan, perencanaan, prosedur, pencatatan, pelaporan, supervisi dan review intern. Pimpinan organisasi wajib melakukan evaluasi secara terus menerus terhadap pelaksanaan unsur Waskat dengan menggunakan beberapa metode seperti lembar periksa (checklist), jajak pendapat, bagan arus (flowchart) dan wawancara.